El pipeline de ventas de una agencia representa sus oportunidades comerciales y la fase en la que se encuentra cada una. Para construirlo, define qué debe ocurrir para entrar y salir de cada etapa, quién lleva el seguimiento y cuál es la próxima acción. Las fases deben describir cambios en la situación de la venta, de modo que el equipo pueda distinguir una solicitud inicial de una propuesta que ya se está negociando.
Esta guía propone un proceso de ejemplo para proyectos y servicios mensuales. Adáptalo a tu agencia antes de configurarlo en una herramienta. No es una configuración obligatoria de Madflow ni un caso real de resultados.
1. Reconstruye cómo vendéis ahora
Selecciona oportunidades recientes que terminaron en situaciones diferentes: una aceptación, una decisión negativa y una propuesta todavía abierta. Revisa el recorrido de cada una sin utilizar datos privados en documentos compartidos fuera del equipo.
Anota las conversaciones que cambiaron la situación comercial. Puede ser una reunión de diagnóstico, una confirmación de alcance o una solicitud de ajuste. Identifica también qué información necesitó el equipo y quién tomó la siguiente acción.
Si cada persona utiliza «negociación» para referirse a cosas distintas, resuelve esa diferencia antes de crear columnas. La configuración de un CRM no sustituye un acuerdo sobre cómo trabajar.
2. Define un pipeline inicial con criterios claros
Solicitud recibida
Entra una oportunidad cuando una empresa plantea una necesidad comercial que merece revisión. Recoge quién pregunta, qué servicio busca y quién debe atenderla. El siguiente paso es decidir si podéis ayudar y qué conversación necesitáis mantener.
Sale de esta fase cuando se acuerda avanzar al diagnóstico o cuando se registra que la solicitud no encaja. Una dirección de correo aislada, sin necesidad ni contexto, no equivale automáticamente a una oportunidad cualificada.
Diagnóstico y alcance
En esta fase se trabaja para entender el objetivo, el servicio solicitado y las condiciones que afectan a la propuesta. Define quién debe participar en la conversación y qué dudas necesita resolver la agencia.
Sale cuando el equipo tiene suficiente información para preparar una oferta pertinente. Si siguen abiertas cuestiones que cambian el alcance, la oportunidad permanece aquí y conserva una tarea para aclararlas.
Propuesta enviada
La empresa dispone de una propuesta para revisar. Registra la referencia del presupuesto y la siguiente conversación acordada. Para un proyecto, revisa entregables y alcance; para un servicio mensual, qué incluye y las condiciones de continuidad.
Sale cuando el cliente plantea ajustes o condiciones que requieren negociación, o cuando comunica una decisión. Enviar el presupuesto no basta para suponer que la venta está cerca de cerrar.
Negociación
Existen puntos concretos que ambas partes están resolviendo: alcance, calendario o condiciones. La próxima tarea debe explicar qué cuestión se quiere cerrar y quién interviene en ella.
Sale cuando se recibe una aceptación o una decisión negativa según el criterio de cierre de la agencia. Si la decisión se aplaza, acuerda cómo registrar esa situación y cuándo volver a revisarla.
Ganada o perdida
Define qué evidencia necesitáis para marcar un acuerdo como ganado. Registra las condiciones que deben conocer las personas que ejecutarán el servicio. Un cierre perdido también necesita contexto: el motivo comunicado por el cliente o, si no se conoce, una indicación de que no está confirmado.
Evita atribuir una decisión al precio cuando no existe información que lo sostenga. Los motivos de cierre resultan útiles cuando representan lo que ocurrió, no una interpretación automática.
3. Da a cada oportunidad un siguiente paso
La fase resume la situación; la tarea expresa una acción. «Propuesta enviada» puede mantenerse mientras el cliente revisa la oferta, pero el equipo necesita saber si debe confirmar el alcance, aclarar una condición o acordar una reunión.
- Escribe una acción que alguien pueda ejecutar.
- Identifica quién se hará cargo del siguiente contacto.
- Añade una fecha coherente con lo acordado.
- Actualiza la situación después de la conversación.
Como recomendación operativa, revisa las oportunidades abiertas con una frecuencia que el equipo pueda mantener. La revisión debería terminar con decisiones y acciones, no solo con una lectura de importes.
4. Representa proyectos y servicios mensuales con claridad
Una misma empresa puede valorar un proyecto y un servicio continuado. Acuerda cómo distinguir las propuestas para que el equipo entienda qué se está vendiendo. En el presupuesto, evita mezclar un importe de proyecto y una cuota mensual sin explicar qué representa cada uno.
La web de Madflow describe cotizaciones con desglose de fee mensual y proyectos puntuales. Revisa en la demo cómo presentar tus servicios y qué información puede recoger la oportunidad. Confirma expresamente cualquier necesidad de facturación o gestión de entregables; esta guía trata el proceso comercial.
5. Configura la herramienta después de acordar el proceso
En Madflow se pueden añadir, renombrar, reordenar y asignar colores a las fases del pipeline. Lleva los criterios que has definido a una demo del CRM y recorre una oportunidad de principio a fin.
Las automatizaciones por cambio de estado permiten generar tareas y recordatorios según la descripción del producto. Antes de aplicarlas, acuerda la condición, la acción y la persona que revisará el seguimiento. Comprueba el comportamiento de la regla con el equipo; no des por confirmadas otras acciones o integraciones.
6. Revisa si el pipeline responde preguntas reales
Cuando el equipo actualiza las fases, el pipeline debería ayudarte a identificar qué propuestas siguen abiertas y qué asuntos necesitan atención. Los informes comerciales de Madflow incluyen métricas y previsiones; su utilidad depende de la información que mantengáis y de cómo interpreteis cada indicador.
No sumes automáticamente cuotas mensuales e importes de proyecto como si fueran la misma medida. Acordad qué periodo y qué criterio utiliza vuestra revisión económica, y confirmad cómo los informes representan esos importes.
Checklist antes de usarlo con todo el equipo
- Cada fase tiene un significado y un criterio de salida escrito.
- El equipo distingue la situación de la venta de las tareas pendientes.
- Cada oportunidad abierta tiene una próxima acción.
- Las propuestas explican los servicios y sus condiciones.
- Existe un criterio para registrar pausas, acuerdos y cierres perdidos.
- Las reglas de automatización se han revisado con un caso de ejemplo.
- La revisión de informes utiliza datos actualizados y criterios comunes.
Explora la solución para agencias de marketing y las funciones de Madflow CRM para relacionar este proceso con el producto. Llevar las definiciones y una propuesta habitual a la demo permite comprobar el encaje con tu operativa.