Una demo de CRM merece la pena cuando recorre un proceso comercial que tu equipo reconoce. En lugar de pedir una presentación general, prepara una oportunidad, una propuesta y una decisión que necesitáis tomar. Así podrás comprobar el trabajo diario, los límites del producto y las preguntas que deben quedar respondidas antes de contratar.

Lleva un proceso concreto

Elige una venta habitual y descríbela sin datos confidenciales: cómo llega la consulta, quién interviene, qué información se recoge, cuándo se prepara una propuesta y qué ocurre después. Incluye una excepción, como un cambio de alcance o una decisión aplazada. Un recorrido realista permite observar si el sistema representa el proceso o solo una presentación ideal.

Pregunta cómo se organiza una oportunidad

Pide crear o revisar una oportunidad y comprueba qué relación tiene con la empresa y las personas de contacto. Pregunta cómo se identifica la fase actual, quién es responsable y dónde se consulta la última conversación.

No te conformes con nombres de funciones. Solicita que se muestre el resultado de cambiar una fase, localizar una propuesta y recuperar el contexto desde otra ficha. En Madflow, la web del producto describe contactos, empresas, oportunidades y un pipeline configurable; comprueba esos pasos con un caso de tu equipo en la demo.

Recorre el siguiente paso y la propuesta

Elige una oferta que tu empresa envía con frecuencia. Comprueba cómo se prepara, qué información puede recoger y cómo la encuentra el equipo después. Pregunta si el PDF queda asociado a la oportunidad y qué debe hacer una persona cuando el cliente pide un cambio.

Después revisa el seguimiento. ¿Puede el equipo registrar una tarea con persona responsable y fecha? ¿Qué ocurre si la oportunidad cambia de fase? Madflow describe automatizaciones que generan tareas y recordatorios por cambios de estado; pide ver una regla concreta y confirma qué condiciones, acciones y permisos intervienen.

Aclara datos, usuarios y condiciones

Si vienes de Excel u otro CRM, pregunta qué objetos, formatos y asociaciones admite la importación. Lleva un archivo anonimizado y pide que se explique el mapeo, los identificadores, los duplicados y qué requiere una prueba previa. No compartas datos personales reales durante una demo sin confirmar antes cómo se tratarán.

Pregunta también por usuarios, permisos, soporte, puesta en marcha y condiciones económicas. No des por hecho que un precio, una integración o un servicio están incluidos si no aparecen en la propuesta. Anota quién responderá cada punto que no pueda comprobarse durante la sesión.

Compara con una matriz sencilla

Después de cada demo, resume lo observado en cuatro columnas: necesidad del equipo, prueba realizada, resultado y asunto pendiente. Distingue entre «lo he visto», «me lo han explicado» y «queda por confirmar». Esta separación ayuda a comparar proveedores sin que una presentación visual pese más que los requisitos diarios.

Puntúa únicamente los criterios que hayas definido antes: uso habitual, claridad del pipeline, seguimiento, propuestas, migración y condiciones. Si una función es imprescindible, no la compenses con notas altas en aspectos secundarios.

Cierra la demo con decisiones

Antes de terminar, resume qué encaja, qué debe confirmarse y quién dará seguimiento. Solicita que las respuestas importantes queden por escrito, sobre todo si afectan a importaciones, permisos, integraciones o precio. Si necesitas más tiempo, acuerda cuándo revisarás la propuesta; evita tomar una decisión porque la reunión haya sido convincente.

Una demo útil deja menos preguntas abiertas y un próximo paso claro. Si quieres ver cómo Madflow representa tu pipeline, prepara la oportunidad y la cotización que sueles manejar y solicita una demo. También puedes revisar cómo elegir un CRM para una agencia de marketing si tu equipo trabaja en ese sector.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos debo llevar a la demo?

Un proceso descrito, una propuesta anonimizada y una muestra de campos sin datos personales reales. Si el proveedor necesita información adicional, confirma antes cómo compartirla de forma adecuada.

¿Cuántas personas del equipo deberían asistir?

Incluye a quienes usarán el CRM y a alguien que conozca el proceso y las decisiones de compra. Así se comparan necesidades de uso, administración y condiciones sin depender de una sola perspectiva.

¿Qué hago si no pueden responder una pregunta?

Regístrala como pendiente, asigna quién la confirmará y acuerda un plazo. No conviertas una respuesta supuesta en requisito cubierto.