Un CRM para una agencia de marketing debe ayudarte a identificar qué empresa está valorando un servicio, qué propuesta tiene sobre la mesa y cuál es el siguiente paso comercial. Para elegirlo, recorre una venta habitual de tu agencia y comprueba cómo la herramienta representa los contactos, las fases, las cotizaciones y las tareas. Una lista de funciones resulta más útil cuando puedes relacionarla con un problema concreto del equipo.

Empieza por una oportunidad que conozcas

Elige una propuesta reciente, sin datos privados, y reconstruye su recorrido: cómo llegó la solicitud, quién habló con la empresa, qué servicio pidió y cómo se decidió el seguimiento. Anota qué información fue difícil de encontrar. Esa dificultad será uno de los criterios para evaluar el CRM.

Si el presupuesto quedó pendiente porque nadie sabía quién debía llamar, necesitas revisar la responsabilidad y las tareas. Si varias personas trabajaron con versiones diferentes del alcance, necesitas comprobar cómo se prepara y consulta la propuesta. Si todas las oportunidades parecen estar cerca de cerrar, revisa las definiciones de las fases.

Separa la venta del servicio de su ejecución

Una agencia puede necesitar tanto seguimiento comercial como planificación de campañas, control de entregables y facturación. Escribe cada necesidad por separado y pide que se confirme su cobertura. Que una herramienta tenga contactos y presupuestos no demuestra que incluya todas las funciones necesarias para ejecutar un proyecto.

En la parte comercial, revisa estas preguntas:

  • ¿Puedes distinguir la empresa, las personas de contacto y cada oportunidad?
  • ¿El equipo entiende en qué fase está una propuesta?
  • ¿Se puede preparar el presupuesto con el alcance que necesitas?
  • ¿Existe una próxima acción con una persona responsable?
  • ¿Puedes consultar la información necesaria para revisar el pipeline?

La solución de Madflow para agencias explica su uso para contactos, oportunidades, cotizaciones y seguimiento. Las necesidades adicionales deben concretarse durante la demo.

Comprueba cómo presentar proyectos y servicios mensuales

Un proyecto de diseño web y un servicio mensual de SEO plantean conversaciones distintas. En el proyecto interesa definir entregables y alcance; en el servicio mensual, lo que se incluye y las condiciones de continuidad. Comprueba que la propuesta permita explicar lo que estás vendiendo y que el equipo pueda consultarlo al retomar la negociación.

Madflow describe cotizaciones PDF con desglose de fee mensual y proyectos puntuales. Revisa su representación con una propuesta de tu agencia. Esa función no confirma por sí misma cobro automático, facturación recurrente ni ejecución de campañas.

Evalúa las fases con criterios de avance

Prueba a distinguir diagnóstico, propuesta enviada y negociación. No basta con que las columnas puedan cambiar de nombre: el equipo debe acordar cuándo una oportunidad entra y sale de cada fase. Una reunión agendada no demuestra que el alcance esté claro; enviar un PDF no confirma que exista una negociación.

En Madflow se pueden configurar fases del pipeline y mover oportunidades entre columnas. Utiliza esa flexibilidad para representar el proceso que has acordado. Evita añadir fases que solo dupliquen una tarea, como «enviar correo», si no describen un cambio en la situación comercial.

Revisa qué ocurre después de enviar una propuesta

Durante la demostración, pide recorrer una oportunidad desde la preparación del presupuesto hasta el siguiente contacto. Comprueba cómo crear la tarea, cómo encontrar las propuestas abiertas y cómo actualizar su situación después de recibir respuesta.

La web de Madflow describe automatizaciones que generan tareas y recordatorios cuando cambia el estado de una oferta. Revisa las reglas concretas que necesitas y quién se hará cargo del resultado. No des por supuesto que una automatización incluye envíos de correo o integraciones que no se hayan confirmado.

Prepara los datos y las condiciones de contratación

Antes de decidir, muestra una pequeña muestra anonimizada de tus archivos actuales. Pregunta qué campos, relaciones y formatos se pueden importar. Madflow describe importación mediante CSV o Excel; el procedimiento y el alcance deben revisarse con el equipo.

Comprueba también usuarios, permisos, soporte, puesta en marcha y condiciones. No hay una tarifa publicada en esta nueva web: la propuesta se concreta después de conocer las necesidades de tu empresa.

Checklist para llevar a la demo

  • Una oportunidad habitual y las preguntas que quedaron pendientes.
  • Una propuesta con el alcance de un proyecto o servicio mensual.
  • Las fases actuales y el criterio para avanzar entre ellas.
  • Una muestra anonimizada de los datos que quieres trasladar.
  • La lista de funciones imprescindibles y las que necesitan confirmación.
  • Las dudas sobre usuarios, soporte y condiciones.

Puedes revisar las funciones de Madflow CRM y solicitar una demo con ese material. El resultado de la sesión debería permitirte decidir si el producto cubre tu proceso comercial y qué cuestiones siguen abiertas.

Preguntas frecuentes

¿Una agencia pequeña necesita siempre un CRM?

No existe un número universal de personas que obligue a usarlo. Evalúa si el equipo mantiene el seguimiento al día, encuentra la información y conoce la responsabilidad de cada oportunidad. Una herramienta debe responder a esas necesidades.

¿Qué debo pedir que se confirme antes de contratar?

La cobertura de tus funciones imprescindibles, la importación de datos, los usuarios y permisos, la puesta en marcha, el soporte y las condiciones de la propuesta. Deja por escrito cualquier requisito que no hayas podido comprobar.