Al preparar una importación a un CRM, conviene trasladar los datos que permiten identificar una relación, entender una oportunidad y decidir qué hacer después. No existe una lista idéntica para todas las empresas: depende de los campos que admita el CRM y del proceso comercial que el equipo haya acordado.
Separa contactos, empresas y oportunidades
Una hoja con una fila por conversación puede mezclar personas, organizaciones y ventas. Antes de importar, identifica qué representa cada fila y cómo se relaciona con las demás.
**Contactos** suelen incluir nombre, apellidos, email, teléfono, cargo y empresa asociada, si esos datos forman parte del trabajo comercial. **Empresas** pueden necesitar nombre, dominio, sector y datos de identificación que el equipo utilice para reconocer la cuenta. **Oportunidades** describen una venta concreta: nombre, servicio o alcance, fase, responsable, importe si se ha acordado y fecha prevista de revisión.
Estos ejemplos no son un esquema universal ni una lista de campos garantizados por Madflow. Comprueba qué objetos y campos ofrece tu CRM antes de preparar el archivo. En Madflow, la información pública describe la gestión de contactos, empresas y negocios con importación mediante CSV o Excel; el mapeo y las relaciones deben confirmarse para el caso de tu equipo.
Prioriza los campos que ayudan a actuar
Para cada columna, responde tres preguntas: ¿qué significa?, ¿quién la mantiene?, ¿qué decisión cambia? Si no hay una respuesta concreta, quizá no necesite trasladarse en la primera importación.
Un registro comercial suele ser más útil cuando permite saber quién es el contacto, a qué empresa pertenece, qué oportunidad está abierta, quién la atiende y cuál es el siguiente paso. Las notas pueden aportar contexto, pero deberían explicar una conversación o una decisión, no repetir datos que ya aparecen en campos estructurados.
Si la oportunidad está abierta, revisa que conserve una fase comprensible y una acción pendiente. Para decidir las etapas, puedes apoyarte en esta guía sobre criterios para definir el pipeline de ventas B2B.
Revisa identificadores y duplicados
El email puede ayudar a reconocer a un contacto, y un dominio puede ayudar a distinguir empresas, pero no todos los CRM aplican la misma lógica. Algunos permiten actualizar por identificador; otros piden reglas distintas según el objeto. Revisa el comportamiento del importador, prepara una copia y confirma cómo tratará los registros existentes.
Como ejemplo de una implementación concreta, HubSpot documenta identificadores únicos y asociaciones para sus importaciones. No des por sentado que otro CRM funciona igual. La clave es acordar qué registro se actualizará, cómo se asociarán los objetos y qué ocurrirá si una fila no contiene identificador.
Decide qué queda fuera
No traslades columnas solo porque existan. Archiva campos que nadie entiende, valores que no se actualizan, comentarios personales que no aportan al trabajo comercial o información sensible que el equipo no necesita en el CRM. Si hay dudas sobre la conservación de datos personales, consulta a la persona responsable de privacidad de la organización.
También conviene separar tareas de estado. «Llamar el jueves» describe una acción; «propuesta enviada» describe la situación comercial. Si ambas cosas están en una nota única, define cómo conservarlas en campos distintos en la nueva herramienta.
Valida el archivo con una muestra
Antes de preparar miles de filas, selecciona casos variados: contacto sin empresa asociada, dos contactos de una misma empresa, negocio con una propuesta abierta y registro antiguo. Haz un mapeo de prueba, revisa el resultado y anota qué campo debe corregirse.
Una comprobación útil consiste en que una persona distinta a quien preparó el archivo encuentre una oportunidad y pueda responder: ¿quién la lleva?, ¿qué se ha acordado?, ¿qué falta? Si la respuesta no aparece en el CRM, revisa asociaciones, campos y notas antes de importar el resto.
Un buen archivo de importación no es el que conserva cada columna. Es el que permite continuar el trabajo sin reconstruir el contexto a partir de varias hojas. Si tu origen es Excel, empieza por la guía para migrar de Excel a un CRM y contrasta el mapeo con el CRM de Madflow antes de hacer una carga completa.
Preguntas frecuentes
¿Debo importar los contactos inactivos?
Decídelo según la utilidad comercial y las políticas de conservación de tu empresa. Separa contactos activos, históricos y registros que deban excluirse, y acuerda una regla antes de la importación.
¿Puedo importar notas y tareas antiguas?
Depende de las capacidades del CRM y del formato de origen. Comprueba si el importador puede conservar esas asociaciones; si no, decide qué contexto es imprescindible y dónde archivar el resto.
¿Qué identificador debo usar?
El que recomiende el CRM para cada tipo de registro. Puede ser un identificador del propio sistema, un email u otro campo único, según el objeto y las reglas de importación.